Regulamin Lokalnego Systemu Informatycznego LSI2014EFS

§ 1. Postanowienia ogólne i definicje

1.  Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady korzystania z Lokalnego Systemu Informatycznego LSI2014EFS, a w szczególności uprawnienia i obowiązki Użytkowników.

2.    Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

1)      Systemie – należy przez to rozumieć Lokalny System Informatyczny LSI2014EFS przeznaczony do obsługi procesu naboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie osi priorytetowych 9, 10, 11, 12 administrowany przez DWEFS UMWL;

2)    Administratorze – należy przez to rozumieć Użytkownika o specjalnych uprawnieniach, które pozwalają mu na zarządzanie kontami Użytkowników. Funkcję Administratora pełni wyznaczony pracownik Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego (DWEFS) Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie (UMWL);

3)   Administratorze danych - należy przez to rozumieć, zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO - osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot,  który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych;

4)     Wnioskodawcy/Beneficjencie – należy przez to rozumieć osobę lub instytucję, której dane figurują w sekcji Wnioskodawca/Beneficjent wniosku o dofinansowanie;

5)    IP – należy przez to rozumieć Instytucję Pośredniczącą dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020, tj. Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie;

6)     IZ – należy przez to rozumieć Instytucję Zarządzająca RPO WL 2014-2020 tj. Zarząd Województwa Lubelskiego, czynności związane z administrowaniem LSI2014EFS pełni DWEFS UMWL;

7)     Koncie – należy przez to rozumieć zespół cech identyfikujących Użytkownika, z których wynika możliwość dostępu do usług po podaniu identyfikatora użytkownika oraz hasła;

8)      RPO WL – należy przez to rozumieć Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020;

9)    Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy dokument określający w szczególności warunki korzystania z Systemu, prawa i obowiązki Użytkowników związane z korzystaniem z Systemu, warunki i zasady ochrony danych osobowych, jak również zakres odpowiedzialności Użytkowników;

10)    Roli – należy przez to rozumieć zespół praw i obowiązków wynikających ze statusu Użytkownika w Systemie. Wyróżniamy następujące role: beneficjent, beneficjent subkonto, subkonto, instytucja, administrator;

11)    Użytkowniku – należy przez to rozumieć osobę, która posiada dostęp do Systemu po podaniu identyfikatora i hasła;

12)    RODO – oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. 119/1 z 04.05.2016);

13)    Danych osobowych - oznacza to dane osobowe w rozumieniu RODO przetwarzane w Systemie w zbiorach:

a)      Wnioskodawcy Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020;

b)      Osoby upoważnione do reprezentowania wnioskodawców projektów RPO WL na lata 2014-2020;

c)      Użytkownicy serwisu internetowego LSI2014EFS;

d)      Kontrahenci beneficjentów projektów realizowanych w ramach RPO WL na lata 2014-2020;

e)      Personel projektów współfinansowanych w ramach RPO WL na lata 2014-2020,

których Administratorem danych jest Województwo Lubelskie reprezentowane przez Zarząd Województwa Lubelskiego z siedzibą przy ul. Artura Grottgera 4, 20-029 Lublin, www.lubelskie.pl .

14) Przetwarzaniu danych osobowych – oznacza to przetwarzanie w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO, tj. operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

§ 2. Postanowienia ogólne

1.    Dostęp do Systemu jest dobrowolny i bezpłatny.

2.    System stanowi wyłączną własność Województwa Lubelskiego.

3.   IZ zastrzega sobie prawo dowolnej modyfikacji usług, sposobu działania Systemu oraz podjęcia wszelkich dozwolonych przez prawo czynności związanych z obsługą i konserwacją Systemu.

§ 3. Cele Systemu

1. System to rozwiązanie wspierające proces przygotowania, złożenia oraz obsługi wniosków o dofinansowanie projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie osi priorytetowych 9, 10, 11, 12.

2.  Cele określone w ust. 1 realizowane są między innymi poprzez umożliwienie Użytkownikowi, stosownie do przyznanych uprawnień, korzystania z następujących modułów: moje konto, wnioskodawca/ beneficjent, nabory, projekty.

§ 4. Warunki korzystania z Systemu

1.   Do korzystania z Systemu wymagane jest posiadanie przez Użytkownika:

1)    dostępu do Internetu;

2)    dostępu do indywidualnego konta poczty elektronicznej e-mail;

3)    przeglądarki internetowej spośród wymienionych: Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera w jej najwyższej stabilnej wersji lub jej dwóch wersji wstecz.

2.  Podczas korzystania z Systemu niezbędnym wymogiem jest, by przeglądarka internetowa Użytkownika akceptowała pliki typu cookies. Więcej na ten temat w zakładce polityka prywatności.

3.  System jest dostępny dla Użytkowników przez szyfrowane połączenie pod adresem https://lsi2014efs.lubelskie.pl przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, z zastrzeżeniem ust.4.

4. IZ zastrzega sobie możliwość wprowadzenia przerw w funkcjonowaniu Systemu niezbędnych do wykonania czynności związanych prawidłowym jego funkcjonowaniem.

5.  Województwo Lubelskie nie ponosi kosztów związanych z uzyskaniem przez Użytkownika niezbędnego dostępu do Systemu dzięki korzystaniu z Internetu lub innych środków komunikowania się na odległość, a także właściwego oprogramowania do korzystania z dostępu do Systemu lub umożliwiającego odczytanie lub zapisanie danych. Zasady i koszty takiego dostępu reguluje umowa zawarta przez Użytkownika z podmiotem udostępniającym takie usługi lub oprogramowanie.

6.  Województwo Lubelskie nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia w funkcjonowaniu Systemu wywołane siłą wyższą, awarią sprzętu lub niedozwoloną ingerencją Użytkowników, nawet jeśli spowodowałyby one utratę danych na Kontach Użytkowników.

7.   Województwo Lubelskie nie ponosi odpowiedzialności za czasową niemożność korzystania przez Użytkowników z Systemu.

§ 5. Użytkownicy Systemu

1.  Użytkownikiem może być każda osoba, która zarejestruje Konto w Systemie jednak poziom uprawnień uzależniony jest od pełnionej w Systemie Roli. Rejestrując Konto Użytkownik potwierdza spełnianie warunków rejestracji oraz wyraża zgodę na wszystkie postanowienia Regulaminu i zobowiązuje się do ich przestrzegania.

2.  Rejestrując Konto Użytkownik, wyraża zgodę na otrzymywanie na wskazane w trakcie rejestracji konto pocztowe komunikatów systemowych.

§ 6. Konto Użytkownika Systemu

1.      Rozpoczęcie korzystania z Systemu wymaga rejestracji konta oraz kliknięcia linku aktywacyjnego wysłanego na adres e-mail podany podczas rejestracji Użytkownika.

2.      Zrealizowanie w pełni procedury aktywacji Konta w Systemie możliwe jest wobec Użytkownika, który:

1)    oświadczył, iż zapoznał się i zaakceptował treść całego Regulaminu;

2)    oświadczył, że zapoznał się z informacją o adresie i pełnej nazwie Administratora danych, prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, a także celu przetwarzania danych oraz odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;

3)    podał wszystkie wymagane dane.

3.    W przypadku stwierdzenia podania przez Użytkownika nieprawdziwych lub nieaktualnych danych, Administrator ma prawo:

1)      wezwać Użytkownika do natychmiastowego usunięcia nieprawidłowości,
2)      zablokować Konto Użytkownika do czasu wyjaśnienia sprawy.

4.   W przypadku pojawienia się uzasadnionych wątpliwości, co do autentyczności wprowadzonych przez Użytkownika danych, Administrator może zażądać przedstawienia stosownych dokumentów potwierdzających te dane.

5.   Administrator ma prawo do zablokowania Konta w przypadku stwierdzenia łamania przez jego właściciela zasad Regulaminu.

6.    Administrator, na pisemny wniosek Wnioskodawcy/Beneficjenta, ma prawo przenieść cały przesłany do instytucji IP lub IZ projekt w Systemie LSI2014EFS na inne wskazane konto typu Beneficjent. Tym samym, poprzednie konto typu Beneficjent, Beneficjent Subkonto, Subkonto traci wszelkie uprawnienia i dostęp do tego projektu.

7.      Dla każdego Użytkownika ustalany jest odrębny identyfikator użytkownika i hasło dostępu do Systemu.

8.      Identyfikator użytkownika jest niepowtarzalny, a po wyrejestrowaniu użytkownika z Systemu nie jest przydzielany innej osobie.

9.      Przydziału i zmiany haseł dokonuje się w następujący sposób:

1)    hasła powinny mieć co najmniej osiem znaków i muszą zawierać małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne;

2)  hasło jest zmieniane przez każdego z Użytkowników nie rzadziej niż raz na 30 dni, a po tym okresie podczas logowania System automatycznie wymusza zmianę hasła;

3)   hasła nie powinny składać się z kombinacji znaków mogących ułatwić ich odgadnięcie lub odszyfrowanie przez osoby nieuprawnione (np.: imię, nazwisko Użytkownika);

4)   hasło powinno zostać zmienione przez Użytkownika niezwłocznie w przypadku powzięcia podejrzenia lub stwierdzenia, że mogły się z nim zapoznać osoby trzecie.

10.   Użytkownik jest odpowiedzialny za wszystkie czynności wykonane przy użyciu identyfikatora, którym się posługuje.

11.   Zabrania się udostępniania danych identyfikacyjnych swojego Konta innym osobom, a w szczególności hasła dostępu.

12.   Zabrania się korzystania z Kont należących do innych osób.

13.   Przy opuszczeniu miejsca pracy dostęp do Systemu powinien być blokowany przez wybranie co najmniej jednej z poniższych opcji:

1)   zastosowanie mechanizmu zawieszania pracy systemu operacyjnego;

2)   wylogowania się Użytkownika z Systemu.

§ 7. Dane osobowe

1.   Przetwarzanie danych osobowych w Systemie jest zgodne z prawem i spełnia warunki, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO – dane osobowe są niezbędne dla realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 na podstawie:

 

1)  rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320, z późn. zm.),

2)  rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 470, z późn. zm.),

3)  Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (Dz. U. z 2020 r. poz. 818 z późn. zm.),

4) rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi (Dz. Urz. UE L 286 z 30.09.2014, str. 1 z późn. zm.).

 

2. Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu weryfikacji wniosków o dofinansowanie, rozliczania projektów oraz prowadzenia sprawozdawczości, kontroli, audytu, ewaluacji i postępowań administracyjnych w ramach realizacji RPO WL.

 

3. Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Z Inspektorem można się kontaktować pod adresem: ul. Artura Grottgera 4, 20-029 Lublin (adres mailowy: iod@lubelskie.pl).

 

4.   W celu prawidłowej realizacji zadań dot. wdrażania RPO WL,  IZ, powierzyła Przetwarzanie danych osobowych: 

 

1)  Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Lublinie (IP)

2)  Lubelskiemu Centrum Innowacji i Technologii

z zastrzeżeniem zapewnienia prawidłowej ochrony Danych osobowych.

 

5.   Dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania przepisami prawa. Ponadto mogą być one ujawnione podmiotom realizującym kontrole, audyty, badania ewaluacyjne w ramach RPO WL 2014-2021 lub świadczącym usługi serwisowe dla systemów informatycznych wykorzystywanych przy ich przetwarzaniu z zastrzeżeniem zapewnienia prawidłowej ochrony danych osobowych.

6.   Użytkownik przyjmuje do wiadomości, iż przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w procesie ubiegania się o dofinansowanie oraz realizacji projektów finansowanych w ramach RPO WL, a ich niepodanie może skutkować nieprzyznaniem dofinansowania.

7.   Dane osobowe będą przechowywane do czasu rozliczenia Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2014-2020 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji RPO WL.

8.    Osoby, których dane osobowe są przetwarzane w Systemie, mają prawo do:

1)   wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2;

2)   dostępu do treści swoich danych;

3)   żądania sprostowania swoich danych lub żądania ograniczenia ich przetwarzania. 

9.    Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

10.  Dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

11.  Osoba wprowadzająca do Systemu dane osobowe innej osoby niż własne, zobowiązana jest wcześniej poinformować tę osobę o tym, że jej dane będą przetwarzane w Systemie oraz zapoznać ją z treścią niniejszego paragrafu Regulaminu.

§ 8. Korzystanie z Systemu

1.  Każda stacja robocza, na której odbywa się praca w Systemie powinna posiadać aktualne oprogramowanie antywirusowe oraz zaporę sieciową. Oprogramowanie antywirusowe musi posiadać automatyczną aktualizację z sieci Internet lub z lokalnego repozytorium wykonywaną nie rzadziej niż raz w tygodniu.

2.  Niedopuszczalne są działania mogące utrudniać lub zakłócać działanie Systemu. W przypadku stwierdzenia takich działań, Administrator wzywa Użytkownika do natychmiastowego wyjaśnienia sprawy, bądź blokuje jego Konto do czasu wyjaśnienia sprawy.

3.   Zamieszczanie w Systemie treści bezprawnych, obraźliwych, nieprawdziwych, niezgodnych z prawem powszechnie obowiązującym w Polsce, propagujących przemoc, nagannych moralnie lub naruszających powszechnie uznane dobre obyczaje jest zabronione. Treści takie mogą zostać usunięte przez Administratora.

4.   Użytkownicy są zobowiązani do ustawienia ekranów monitorów w taki sposób, aby uniemożliwić osobom postronnym wgląd lub spisanie zawartości aktualnie wyświetlanej na ekranie monitora.

§ 9. Odpowiedzialność

1.    Województwo Lubelskie nie ponosi odpowiedzialności za treści umieszczane w Systemie przez Użytkowników.

2.  Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za złamanie prawa bądź szkodę wywołaną jego działaniami w Systemie, w szczególności podaniem nieprawdziwych danych.

3.   Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za treści znajdujące się na stronie, do której przekierowuje zamieszczany przez niego w Systemie odsyłacz.

4.    Województwo Lubelskie nie ponosi odpowiedzialności za przeniesienie projektu w Systemie na inne konto typu Beneficjent zgodnie z §6 ust. 6 Regulaminu.

5.     Wnioskodawca/Beneficjent ponosi pełną odpowiedzialność za przeniesienie projektu w Systemie na inne konto typu Beneficjent zgodnie z §6 ust. 6 Regulaminu.

§10. Zgłoszenia problemów, uwag

1.    Zakłócenia w funkcjonowaniu Systemu, problemy i uwagi związane ze świadczonymi usługami w ramach Systemu mogą być zgłaszane przez Użytkownika i są analizowane przez odpowiednie służby informatyczne zgodnie z procedurą wsparcia technicznego.

§ 11. Przepisy końcowe

1.    IZ zastrzega sobie prawo jednostronnej zmiany Regulaminu bez konieczności uzasadniania przyczyny takiej zmiany.

2.    IZ zobowiązuje się powiadamiać Użytkowników drogą elektroniczną o zmianach Regulaminu.

3.  Użytkownik ponosi odpowiedzialność za podanie adresu poczty elektronicznej, do którego nie ma dostępu, w szczególności adresu nieprawidłowego lub należącego do innego podmiotu, oraz wynikające z tego faktu skutki w postaci nieotrzymania powiadomienia określonego w ust. 2.

4.     Użytkownik ponosi ryzyko nieotrzymania powiadomienia określonego w ust. 2 z przyczyn niezależnych od IZ.

5.     Regulamin nie wyłącza stosowania innych instrukcji dotyczących funkcjonowania i zabezpieczenia Systemu.

6.     Załącznikiem do regulaminu jest Oświadczenie użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznego LSI2014EFS.

7.     Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 12.08.2021 r.